Iki Booking: van telefoontjes tijdens het knippen naar online boeken

De situatie

De eigenaar van deze Amersfoortse barbershop knipt zelf. Elke afspraak kwam telefonisch binnen, dus de telefoon ging terwijl hij een klant in de stoel had. Opnemen, een moment zoeken, handmatig in de agenda zetten, en dan weer verder met knippen. Online een afspraak maken kon niet, dus dit gebeurde de hele dag door.

Dat kost niet alleen tijd. Het onderbreekt het werk waar de zaak zijn geld mee verdient, en elke gemiste oproep is mogelijk een klant die naar de volgende barbershop belt.

De aanpak

Een standaard boekingstool paste hier niet: het systeem moest naadloos aansluiten op de bestaande website en werken zoals de zaak werkt, niet andersom. Daarom bouwde ik maatwerk, in twee delen.

Op de website kwam een eigen boekingsmodule waarmee klanten zelf een moment kiezen, ook 's avonds en in het weekend, wanneer de zaak dicht is maar mensen wél hun afspraken plannen.

Voor de zaak zelf bouwde ik Iki Booking, een iOS-app waarin alle boekingen automatisch binnenkomen. De agenda is altijd actueel op de iPad in de zaak en op de telefoon van de eigenaar. Geen handmatig overschrijven meer, geen dubbele boekingen.

Het resultaat

Klanten boeken nu grotendeels zelf via de website, en dat is direct merkbaar in de zaak: de telefoon gaat steeds minder. De eigenaar wordt niet meer uit zijn werk gehaald voor het inplannen van afspraken, en boekingen komen ook binnen op momenten dat de zaak gesloten is.

De administratie eromheen is verdwenen. Wat binnenkomt via de site staat automatisch in de agenda, op elk apparaat hetzelfde.